Накладений платіж і контроль оплати Нової Пошти: як приймати гроші без відмов і плутанини в обліку
Накладений платіж підвищує довіру покупців: вони платять, коли тримають посилку в руках. Але саме тут продавець частіше за все втрачає гроші: клієнт не забрав замовлення, доставка в обидва боки лягла на тебе, а гроші прийшли не туди або не вчасно. Розповідаємо простими словами, чим відрізняються накладений платіж і «Контроль оплати», як налаштувати процес і не загубитись в обліку.
Оновлено:
Кому і навіщо це потрібно
Якщо ти продаєш товари поштою по Україні, то найімовірніше більшість покупців попросить «оплату при отриманні». Вони так звикли: можна оглянути посилку, нікому не віддаючи гроші наперед. Для нового магазину, якому ще не довіряють, це часто найлегший спосіб отримати перші замовлення.
Але у цього способу є ціна. Клієнт може не прийти на відділення, передумати або просто не підняти телефон. Тоді посилка їде назад, а ти платиш за дорогу в обидва боки й тижнями не можеш продати цей самий товар. Окрема тема — облік: гроші приходять уже після отримання, а в замовленні потрібно зафіксувати, що саме оплачено і коли.
Ця стаття для підприємця, який відправляє Новою Поштою: власника невеликого магазину, ФОП, менеджера, що веде замовлення. Ми розберемо, як працює накладений платіж, що таке «Контроль оплати», коли краще просити передоплату і як усе це зібрати в один зрозумілий процес.
Тарифи, умови та назви послуг перевізника змінюються. Усі суми й умови нижче перевіряй у договорі та на сайті novaposhta.ua. Це не юридична та не податкова консультація.
Накладений платіж і «Контроль оплати»: у чому різниця
Ці дві назви часто плутають, тому розведемо їх. Обидві послуги про те, що гроші за товар клієнт віддає при отриманні, а перевізник переказує їх тобі. Різниця — у тому, як і куди.
| Накладений платіж (грошовий переказ) | Контроль оплати | |
|---|---|---|
| Суть | Клієнт платить за посилку, а перевізник передає ці гроші відправнику окремим переказом | Клієнт платить за товар, а гроші відправнику надходять за умовами договору — на рахунок |
| Куди приходять гроші | Залежить від обраного способу отримання: на картку або в касу відділення | Зазвичай на банківський рахунок за договором (зручно для ФОП) |
| Де це видно в обліку | Окремий платіж «накладений платіж» у замовленні | Сума контролю оплати вказується в ТТН; потрібна відповідна домовленість з перевізником |
| Кому підходить | Невеликим відправникам без договору | Магазинам з договором і регулярними відправленнями |
У Bazify обидва варіанти враховані. У картці замовлення при створенні ТТН Нової Пошти є поле для суми «Контроль оплати (за договором)». Якщо воно заповнене, сума передається перевізнику, а в замовленні система запитає, чи потрібно записати цю суму як платіж «Накладений платіж» на залишок до сплати.
Який саме варіант тобі доступний, залежить від договору з Новою Поштою. Уточни це у своєму менеджері перевізника, перш ніж вмикати послугу на сайті.
Що підготувати до запуску
- Договір з перевізником або принаймні активний кабінет відправника в Новій Пошті. Без нього ти не зможеш створювати ТТН з накладеним платежем.
- Ключ API Нової Пошти з особистого кабінету. Він потрібен, щоб магазин сам створював накладні й оновлював статуси.
- Дані відправника: контактна особа, телефон, відділення або адреса відправлення.
- Банківські реквізити або картку для отримання коштів. Для ФОП краще обрати рахунок, який ти показуєш у звітності.
- Зрозуміле правило для клієнтів: коли ми відправляємо без передоплати, а коли просимо завдаток. Запиши його і розмісти на сторінці доставки й оплати.
- Домовленість з бухгалтером: на якому етапі видається чек і як фіксується дохід від накладеного платежу.
Також порахуй, скільки одна відмова коштує саме тобі. Це дві доставки (туди й назад), комісія за переказ, якщо вона стягується, і час, який ти витратив на упаковку. Якщо відмова з'їдає більше, ніж половина маржі з товару, передоплата для таких замовлень — не примха, а необхідність.
Як налаштувати накладений платіж у Bazify: покроково
- 1
Подай заявку і створи магазин
Подай заявку на сторінці /apply: у Bazify є безкоштовний старт. Після цього ти потрапляєш у свій кабінет, де є конструктор сайту, CRM із замовленнями і склад.
- 2
Підключи Нову Пошту
У розділі налаштувань доставки додай ключ API Нової Пошти й дані відправника. Покроково це описано в статті про підключення Нової Пошти. Після цього в замовленні з'являються кнопки створення ТТН і оновлення статусу.
- 3
Увімкни спосіб «Оплата при отриманні» на вітрині
Щоб покупець бачив варіант оплати при отриманні в кошику, увімкни відповідний спосіб оплати для магазину. Опублікуй зміни, бо на вітрину сайт потрапляє лише після публікації.
- 4
Створи ТТН із суми замовлення
Відкрий замовлення, натисни створення ТТН Нової Пошти, перевір відділення, вагу, оголошену вартість і суму для накладеного платежу чи контролю оплати. Сума повинна збігатися із залишком до сплати.
- 5
Погодь суму з платежем у замовленні
Якщо в замовленні ще не вказано тип оплати, а в ТТН є сума, система запитає, чи записати платіж «Накладений платіж» на залишок. Якщо сума в ТТН відрізняється від залишку, ти побачиш попередження і зможеш виправити її до створення накладної.
- 6
Стеж за статусом і оплатою
Оновлюй статус доставки в замовленні. Коли клієнт забрав посилку, а гроші надійшли, у замовленні видно, що оплата отримана. Якщо клієнт відмовився, ти бачиш це одразу і можеш діяти: зв'язатися, переоформити або закрити замовлення.
- 7
Налаштуй чек за потреби
Якщо тобі потрібні фіскальні чеки, підключи Checkbox. Для накладеного платежу є зручний тригер «Лише COD після доставки»: чек створюється тільки після того, як оплата за накладеним платежем підтверджена. Подробиці — у статті про підключення Checkbox.
Як зменшити відмови від накладеного платежу
Відмови не можна прибрати зовсім, але їх можна суттєво скоротити. Найбільше допомагає не жорсткість, а ясність: клієнт має розуміти, що саме замовив, коли це приїде і скільки заплатить.
- Підтверджуй замовлення. Дзвінок або повідомлення протягом години після оформлення прибирає більшість випадкових замовлень «з цікавості».
- Пиши суму прямо в підтвердженні: товар, доставка, комісія за переказ, якщо вона є. Несподіванка на відділенні — одна з головних причин відмов.
- Повідомляй, коли посилка приїхала у відділення, і нагадуй про строк безкоштовного зберігання.
- Для дорогих, індивідуальних і дефіцитних товарів проси завдаток. Клієнт, який вніс гроші, рідко зникає.
- Позначай клієнтів, які вже відмовлялися, і для наступних замовлень пропонуй лише передоплату.
- Не відправляй замовлення з неточними даними: якщо в телефоні помилка чи не вказано відділення, поправ це до ТТН.
На картці клієнта в CRM Bazify є список його замовлень і лічильник «замовлень / скасованих», а ще можна додати тег або нотатку. Перед відправкою на накладений платіж подивись, чи були в клієнта скасовані замовлення. Окремого автоматичного «чорного списку» відмовників у Bazify немає, тому тих, хто не забрав посилку, познач тегом чи нотаткою вручну.
Передоплата як захист: коли і яка
Передоплата не змушує клієнтів тікати, якщо подати її правильно. Люди охоче вносять гроші, коли розуміють причину: товар виготовляється під них, закінчується на складі або вартість доставки в обидва боки була б для тебе надто великою.
| Ситуація | Що запропонувати |
|---|---|
| Дешевий масовий товар, клієнт без історії відмов | Накладений платіж без завдатку |
| Дорогий товар або велике замовлення | Частковий завдаток, решта при отриманні |
| Індивідуальне виготовлення або під замовлення | Повна передоплата або великий завдаток |
| Клієнт, який раніше не забирав посилки | Повна оплата карткою на сайті |
| Дропшипінг із боку постачальника | Узгодити з постачальником, хто несе ризик відмови |
Повну оплату можна приймати на сайті карткою через підключений платіжний сервіс. Огляд можливих варіантів — у розділі «Оплата на сайті». А для завдатку просто вкажи частину суми як передоплату і залишок як накладений платіж у замовленні.
Фіскальний чек при накладеному платежі
Питання чека залежить від того, хто ти і як працюєш: ФОП на певній групі, юридична особа, продаєш дистанційно чи у приміщенні. Правила змінюються, тому остаточну відповідь дає бухгалтер або Державна податкова служба.
Загальна логіка проста: чек пов'язують із моментом, коли гроші фактично отримано. Для накладеного платежу це не момент оформлення замовлення, а момент, коли клієнт забрав посилку й оплатив. Саме тому в Bazify для Checkbox є окремий тригер «Лише COD після доставки»: система не вибиває чек наперед, а чекає підтвердження оплати.
- Не створюй чек, поки не знаєш, що оплата пройшла: інакше доведеться робити повернення.
- Перевір, що сума чека збігається із сумою оплати в замовленні.
- Збережи посилання на чек у замовленні, щоб потім швидко знайти його для клієнта чи бухгалтера.
Уточни актуальні правила застосування РРО у ДПС (tax.gov.ua) або у свого бухгалтера. Ми не даємо юридичних консультацій.
Типові помилки
- Відправляти без підтвердження. Замовлення, які ніхто не підтвердив, відмовляються значно частіше.
- Не звіряти суму в ТТН із залишком до сплати. Через це гроші в обліку «не сходяться», а клієнт платить не те, що очікував.
- Не рахувати вартість відмови в ціні товару. Якщо твоя маржа тонка, кілька повернень стирають прибуток місяця.
- Ставити накладений платіж на все без винятку. Для ризикових замовлень передоплата — нормальна практика.
- Вибивати чек одразу при оформленні замовлення, а не після отримання оплати.
- Не оновлювати статуси. Якщо посилка вже повернулась, а замовлення в системі досі «в дорозі», склад і гроші рахуються неправильно.
- Забувати про термін зберігання на відділенні. Нагадування клієнту за день до закінчення терміну рятує чимало замовлень.
Підсумок: короткий чекліст
- 1
Визнач правила
Для яких замовлень ти приймаєш накладений платіж, а для яких просиш завдаток чи повну оплату.
- 2
Підключи перевізника
Додай ключ Нової Пошти та перевір, яка послуга (накладений платіж чи контроль оплати) доступна за твоїм договором.
- 3
Підтверджуй кожне замовлення
Дзвінок або повідомлення з точною сумою і термінами.
- 4
Звіряй суму в ТТН
Сума в накладній має збігатися із залишком до сплати в замовленні.
- 5
Рахуй відмови
Раз на місяць подивись, скільки замовлень не забрали, і за потреби посиль передоплату.
Часті питання
- Хто платить за зворотну доставку, якщо клієнт відмовився?
- Зазвичай відправник, тобто ти. Точні умови залежать від тарифів та договору з Новою Поштою, тому уточни їх на novaposhta.ua або в менеджера. Саме через це відмови варто враховувати у вартості товару.
- Чим «Контроль оплати» відрізняється від звичайного накладеного платежу?
- В обох випадках клієнт платить при отриманні. У звичайному накладеному платежі гроші повертаються відправнику окремим переказом. Контроль оплати працює за договором і зручний тим, що кошти надходять на рахунок, що простіше для обліку ФОП. Яка послуга доступна, залежить від умов договору.
- Чи можна приймати накладений платіж на рахунок ФОП?
- Так, якщо це передбачено твоїм договором з перевізником. Уточни в Новій Пошті, які способи отримання коштів доступні, і порадься з бухгалтером щодо обліку.
- Чи потрібен фіскальний чек при накладеному платежі?
- Це залежить від твого статусу та правил, що діють на момент продажу. Загальна логіка така: чек пов'язують із моментом отримання оплати. Остаточну відповідь дасть бухгалтер або ДПС.
- Як зменшити кількість відмов від посилок?
- Підтверджуй кожне замовлення, точно називай суму, нагадуй про терміни зберігання, а для дорогих, індивідуальних замовлень і клієнтів з історією відмов проси завдаток або повну передоплату.
- Що робити, якщо сума в ТТН не збігається із залишком у замовленні?
- Не створюй накладну, поки не з'ясуєш причину. У Bazify при створенні ТТН система показує попередження про розбіжність суми, і ти можеш виправити її до відправлення. Так гроші не «розійдуться» в обліку.
- Чи можна поєднати завдаток і накладений платіж?
- Так. Завдаток записуєш як передоплату, а залишок виставляєш як накладений платіж у ТТН. Головне, щоб сума, яку клієнт платить при отриманні, збігалась із залишком у замовленні.
Джерела
Спробуйте Bazify 14 днів безкоштовно
Повний доступ без картки: сайт, CRM, склад, Нова Пошта і Checkbox.
Почати безкоштовно →