Програма для складського обліку, пов'язана із сайтом і замовленнями

Що це за програма і кому вона підходить

Складський облік у Bazify — це частина CRM для інтернет-магазину. Ти ведеш не окрему «програму для складу», а залишки, які самі змінюються, коли з'являється, збирається і відправляється замовлення. Тобі не треба вручну віднімати проданий товар від кількості в таблиці.

Підійде, якщо ти продаєш товари онлайн: на власному сайті, на Rozetka, Prom чи Епіцентрі, і хочеш бачити, скільки чого є, що вже зарезервовано під замовлення, а що пора докупити. Типові люди: власник малого інтернет-магазину, який виріс із Excel; ФОП, що продає з власного складу; менеджер, який відповідає за закупівлі й не хоче щоранку звіряти три таблиці.

Не підійде, якщо тобі потрібна повна бухгалтерія підприємства, виробничі специфікації чи облік у режимі великої оптової логістики зі сканерами на кожній поличці. Про це окремо в розділі з обмеженнями.

Як працює облік залишків у Bazify

Для кожного варіанта товару (наприклад, футболка M чорна) система тримає кількість «на складі», «у резерві» і «вільно». Вільно — це те, що ще можна продати. Саме ця цифра не дає двом покупцям купити останню одиницю.

• Перевірка залишку при замовленні з сайту. Коли покупець оформлює замовлення на вітрині, система перевіряє вільний залишок. Якщо товару не вистачає, замовлення не пройде, а покупець побачить зрозуміле повідомлення. Товари, для яких ти ніколи не вів залишки, не блокуються.
• Резерв і списання за статусом. Поки замовлення нове, товар ще не заброньовано. Коли менеджер перевів його в обробку, перевірку складу чи створив накладну, кількість іде в резерв. Коли товар передано перевізнику, його списують зі складу. Якщо замовлення скасували або посилка не доїхала, залишок можна повернути.
• Історія руху. Кожна зміна кількості лишає запис: що, скільки, коли, через яке замовлення чи прихід і з яким коментарем. Це допомагає зрозуміти, куди «зник» товар.
• Собівартість. При приході можна вказати закупівельну ціну, і система рахує середньозважену собівартість варіанта. На огляді складу видно вартість залишків і список позицій, у яких собівартість не вказана.
• Замовлення з Rozetka, Prom та Епіцентру. Вони потрапляють у той самий список замовлень, тому теж резервують і списують товар зі складу.

Один склад створюється автоматично під час запуску магазину. Для дропшипінгу поруч з'являється окремий віртуальний склад постачальника, залишки якого оновлюються від самого постачальника. Це окрема тема, про неї є сторінка про платформу для дропшипінгу.

Що є в розділі «Склад»

• Огляд: загальна кількість одиниць, вартість залишків за собівартістю, розбивка за категоріями і по складах.
• Аналітика і наявність: таблиця залишків «на складі / у резерві / вільно» з фільтрами за складом, категорією, брендом і статусом (є, немає, мало, час докупити).
• Оприбуткування: масовий прихід товару з вказанням кількості та закупівельної ціни. Повторне натискання не створить дубль приходу.
• Інвентаризація: ти створюєш чернетку, вносиш фактичну кількість, система показує розбіжність з очікуваним, а після проведення сама робить коригування.
• Рух товарів: журнал приходів, списань, відвантажень і ручних правок.
• Брак: окремий облік бракованого товару, щоб такий товар не вважався придатним до продажу.
• Коригування кількості по одному артикулу і масове оновлення залишків таблицею: корисно на старті, коли треба швидко внести поточні цифри.

Залишки на старті можна завантажити разом з товарами: у файлі імпорту є колонка із залишком. Це швидший шлях, ніж вводити тисячу позицій руками.

Аналітика: що закінчується і що пора докупити

Для кожного варіанта можна задати поріг, нижче якого товар вважається таким, що закінчується. Система рахує, скільки одиниць ти продаєш у середньому за день, і оцінює, на скільки днів вистачить залишку. Позиції з низьким запасом піднімаються у списку «час докупити», а власник отримує сповіщення про те, що товар закінчується.

💡 Порада. Задай поріг для 10–20 товарів, які продаються найкраще. Так сповіщення будуть про важливе, а не про всі позиції відразу.

Синхронізація залишків: сайт і маркетплейси

Сайт Bazify і склад — це одне ціле, тому на вітрині завжди ті самі залишки, що й у кабінеті. З маркетплейсами працює інакше, і тут важливо розуміти механіку.

Для Rozetka, Prom і Епіцентру Bazify будує окремий файл-фід з твого каталогу: ціни, наявність і кількість. Маркетплейс сам регулярно забирає цей файл за посиланням. Кількість у фіді — це сума залишків по складах. Фід кешується приблизно на 15 хвилин, а як часто файл забирає сам маркетплейс, залежить від його налаштувань. Тобто оновлення не миттєве: у проміжку між оновленнями залишки на маркетплейсі можуть трохи відставати.

Зворотний напрямок працює через замовлення. Коли хтось купує товар на Rozetka, Prom чи в Епіцентрі, замовлення автоматично потрапляє в CRM, товар резервується, а статус і накладна повертаються на маркетплейс. Інші канали бачать новий залишок після наступного оновлення фіда.

⚠️ Увага. Окремої кнопки «миттєво надіслати залишки на маркетплейс» немає. Для товарів з дуже малим запасом (1–2 штуки) тримай невеликий страховий запас або знімай позицію з продажу на каналах, які оновлюються рідше.

Як почати: кроки

1. 1

   Створи магазин

   Залиш заявку на сторінці /apply. Після цього для тебе буде створений кабінет з розділом «Склад» і одним основним складом.

2. 2

   Завантаж товари із залишками

   Імпортуй товари з таблиці. У файлі вкажи артикул, ціну і кількість. Перевір кілька позицій вручну, щоб переконатися, що колонки розпізналися правильно.

3. 3

   Внеси собівартість

   Додай закупівельну ціну під час оприбуткування. Без неї огляд складу покаже вартість залишків неповною, а прибуток у звітах буде приблизним.

4. 4

   Задай пороги й проведи першу інвентаризацію

   Постав мінімальну кількість для ходових товарів. Потім пройдися складом, внеси фактичні цифри в чернетку інвентаризації та проведи її. Усі розбіжності зафіксуються як коригування.

5. 5

   Підключи канали продажу

   Додай посилання на фід у кабінеті Rozetka, Prom чи Епіцентру і ввімкни імпорт замовлень, щоб вони списували той самий склад.

6. 6

   Обробляй замовлення зі статусами

   Просто веди замовлення звичайним шляхом. Резерв і списання відбудуться самі, а в журналі руху ти побачиш кожну зміну.

Що потрібно від тебе

• Актуальні залишки на старті. Система не знає, скільки товару на полиці, доки ти не внесеш цифри або не проведеш першу інвентаризацію.
• Дисципліна зі статусами. Резерв і списання залежать від статусу замовлення. Якщо менеджер не оновлює статуси, залишок буде відставати від реальності.
• Приходи через систему. Привіз партію — оформи оприбуткування. Інакше вільний залишок буде менший за реальний.
• Регулярна інвентаризація. Раз на кілька місяців, а для ходових товарів частіше: звіряй цифри в системі з реальністю.

Щодо «безкоштовної програми для складського обліку»: перші 14 днів можна користуватися Bazify без картки, цього вистачить, щоб завантажити товари й перевірити облік на реальних замовленнях. Актуальні умови дивись на сторінці тарифів, тут ми їх не вигадуємо.

Чесні обмеження

Складський облік Bazify створений для інтернет-магазину, а не для великого складу. Ось що важливо знати до старту:

• Немає сканера штрихкодів: пошук і внесення товару ведуться за артикулом і назвою.
• Немає інтеграції з 1С, BAS чи іншими бухгалтерськими програмами. Це не бухгалтерія: податкові документи, видаткові накладні для контрагентів і проводки тут не ведуться.
• Залишки на маркетплейсах оновлюються через фід, а не миттєво. Відставання можливе.
• Кількість у фіді — сума по складах. Те, що зарезервовано під замовлення, у цю цифру окремо не враховується, тому для дуже ходових позицій тримай запас.
• Додатковий власний склад в кабінеті самостійно створити зараз не можна: система має один основний склад і віртуальні склади постачальників для дропшипінгу.
• Партій, термінів придатності й серійних номерів немає: облік іде за кількістю варіанта.

Облік товарів для ФОП на спрощеній системі має свої вимоги до первинних документів. Що саме потрібно тобі, уточни у бухгалтера або в ДПС: Bazify допомагає вести кількість і рух товару, але не замінює бухгалтерську програму.

Часті питання

Чи можна вести склад у Bazify без сайту?

Так. Склад і CRM працюють і без вітрини: ти можеш вносити замовлення вручну чи отримувати їх з маркетплейсів. Сайт можна додати пізніше, дані на складі при цьому вже будуть на місці.

Чи є безкоштовна програма для складського обліку?

Перші 14 днів Bazify можна використовувати без картки, щоб випробувати облік на своїх товарах. Умови після пробного періоду дивись на сторінці тарифів: ми не обіцяємо того, чого там немає.

Як Bazify не дає продати те, чого немає?

Під час оформлення замовлення на сайті перевіряється вільний залишок: наявність мінус резерв під інші замовлення. Якщо товару не вистачає, замовлення не створюється. На маркетплейсах діє затримка між оновленнями фіда, тому для останніх одиниць краще мати запас.

Чи синхронізуються залишки з Rozetka, Prom та Епіцентром?

Залишки віддаються маркетплейсам через фід, який Bazify будує з каталогу. Маркетплейс забирає його за посиланням за власним розкладом, а сам файл кешується приблизно на 15 хвилин. Замовлення з цих майданчиків приходять у CRM і списують той самий склад.

Як провести інвентаризацію?

У розділі «Склад» відкрий інвентаризацію, створи чернетку, внеси фактичну кількість по товарах і переглянь розбіжності. Після проведення система сама зробить коригування залишків, а в журналі руху з'являться відповідні записи.

Чи можна завантажити залишки з Excel?

Так. У файлі для імпорту товарів є колонка із залишком, а для виправлення цифр згодом є масове оновлення залишків по таблиці обраного складу.

Чи є сканер штрихкодів або інтеграція з 1С?

Ні, зараз немає ні того, ні іншого. Облік ведеться за артикулом і назвою, а бухгалтерію варто вести в окремій програмі.

Читайте також

• РішенняCRM для інтернет-магазину
• БлогСкладський облік для інтернет-магазину
• БлогЯк продавати на Rozetka
• БлогОблік замовлень і оплат у CRM
• ІнтеграціїRozetka
• ІнтеграціїЕпіцентр