Складський облік для інтернет-магазину: як знати залишки точно і не продавати те, чого немає

Навіщо магазину складський облік

Складський облік потрібен не бухгалтеру, а тобі. Без нього магазин регулярно наступає на три граблі.

• Продав товар, якого немає. Покупець оплатив, ти дзвониш вибачатися і повертаєш гроші. Довіра втрачена, а реклама на цей товар працювала даремно.
• Гроші заморожені в товарі, що лежить. Ти не бачиш, що саме не продається місяцями, і далі докупляєш те, що й так не йде.
• Не знаєш, скільки зіпсовано. Пошкоджене при доставці, повернене, з браком від постачальника: без запису воно просто «зникає», а інвентаризація потім показує недостачу, у якій нікого не звинуватиш.

Хороша новина: щоб це виправити, не потрібна складна ERP за сотні доларів. Потрібні три речі: чесні залишки, правило «кожна зміна має причину» і звичка раз на тиждень звіряти цифри з полицею.

Excel чи програма: коли таблиці вже не вистачає

Excel чи Google Таблиця — нормальний старт, поки в тебе один склад, кілька десятків товарів і замовлення оформлюєш сам. Проблеми починаються, коли замовлень побільшало і залишки міняє не одна людина.

Якщо впізнав себе хоча б у двох рядках, час переходити на облік, який прив'язаний до замовлень. Інакше таблиця завжди відставатиме від реальності на кілька годин, а то й днів.

Як влаштований облік у Bazify

Усе, що стосується складу, зібране в одному розділі «Склад» у кабінеті магазину. У ньому вкладки: Огляд, Товари, Категорії, Оприбуткування, Інвентаризація, Рух товарів, Брак і Публікації. Тобі не треба шукати інструменти по різних меню.

Вкладка «Огляд» — це твоя ранкова перевірка. Зверху блок «Швидка статистика» по всіх складах: скільки позицій з залишком, скільки одиниць товару, яка їхня вартість за собівартістю і скільки позицій без собівартості. Нижче — розбивка за категоріями і смужка «По складах».

Порада: якщо в огляді є позиції «Без собівартості», внеси її в картці товару. Без собівартості вартість складу в огляді буде занижена.

Залишки по складах і варіантах

У Bazify залишок прив'язаний до пари «склад + варіант». Варіант — це конкретна позиція з артикулом: кросівки розміру 42 і розміру 43 мають кожні свій залишок, а не один спільний на модель. Тому покупець не замовить 43-й розмір, якого немає, лише тому, що 42-го багато.

У кожного магазину є «Основний склад», і облік ведеться по складу та варіанту. Фільтри й звіти вміють показувати кілька складів: у таблиці залишків є фільтр «Склад» з варіантом «Усі склади». Додати другий склад самостійно в кабінеті поки не можна, а переміщення товару між складами в Bazify поки нема.

Резерв: товар у новому замовленні не продається двічі

Найважливіша функція для магазину, який не хоче продавати те, чого немає. Коли покупець оформлює замовлення на сайті, Bazify одразу резервує товар: залишок «вільно» зменшується, хоча фізично товар ще лежить на полиці. Якщо наступний покупець хоче більше, ніж залишилось вільно, оформлення замовлення покаже, що товару недостатньо.

• Вільно: скільки можна продати зараз. Це залишок на складі мінус резерв.
• Резерв: товар у замовленнях, які ще не передали перевізнику.
• Списання: коли посилку передали перевізнику, товар остаточно списується зі складу, а резерв знімається.
• Скасоване замовлення звільняє резерв, і товар знову стає доступним для продажу.

У картці товару видно підсумок по всіх складах: скільки вільно, скільки в резерві і скільки в браку зі статусом «очікує». Поглянув — і зрозумів, скільки реально можна продати.

Комплекти: залишок рахується по складових

Якщо ти продаєш набори, наприклад «шампунь + бальзам», окремий залишок на набір вести не треба. Залишок комплекту рахується з його складових: береться кожна складова, її залишок ділиться на кількість у комплекті, а в підсумку виходить менше з цих значень. Закінчився бальзам, і набір автоматично «закінчився» теж, хоча шампуню ще повно.

Склад комплекту налаштовується в конструкторі сайту (Site Studio), а в картці товару на вкладці «Комплекти» ти бачиш, до яких комплектів входить цей варіант.

Покроково: перший прихід товару

Оприбуткування — це документ, яким товар офіційно з'являється на складі. Його варто робити при кожній поставці, а не правити цифри руками: тоді в історії лишається, коли і скільки приїхало.

1. 1

   Відкрий оприбуткування

   Склад → Оприбуткування. Відкриється форма «Створення оприбуткування».

2. 2

   Обери склад

   У полі «Склад» вкажи, куди приїхав товар. За потреби додай коментар, наприклад номер накладної постачальника.

3. 3

   Додай товари

   У панелі пошуку введи назву або артикул і додай потрібні варіанти. Можна фільтрувати за категорією.

4. 4

   Вкажи кількість і закупівлю

   Для кожного рядка заповни «Кількість» і «Закупівля оприбуткування». Внизу побачиш суму, кількість позицій і загальну кількість одиниць.

5. 5

   Збережи

   Натисни «Зберегти». Залишки зростуть, а в «Русі товарів» з'явиться запис «Оприбуткування».

Завозиш з нуля великий асортимент? Масовий імпорт товарів на сторінці «Товари» приймає CSV або ZIP із CSV та фото. У файлі є колонка із залишком (stock або «залишок»), і початкова кількість потрапляє на склад разом із товаром. Це окремий імпорт товарів, а не завантаження залишків на вже наявні позиції: для них користуйся оприбуткуванням або масовим оновленням залишків.

Покроково: інвентаризація за 30 хвилин

Інвентаризація — це звірка того, що написано в системі, з тим, що лежить на полиці. Вона не повинна бути страшною: у Bazify це чернетка, яку ти заповнюєш і потім проводиш.

1. 1

   Почни інвентаризацію

   Склад → Інвентаризація. Обери склад і натисни «Почати інвентаризацію». Можна почати «з залишків» (в рядках одразу очікувана кількість) або з порожньої чернетки.

2. 2

   Додай позиції

   Через «Додати з каталогу» обери товари, які рахуватимеш, наприклад одну категорію.

3. 3

   Введи «по факту»

   Порахуй товар на полиці й запиши кількість у колонку «По факту». Колонка «Різниця» одразу покаже недостачу чи надлишок, а лічильник — скільки рядків перевірено і скільки розбіжностей.

4. 4

   Проведи

   Перевір розбіжності й натисни «Провести інвентаризацію». Залишки оновляться, а зміни потраплять у «Рух товарів».

Порада: роби інвентаризацію по одній категорії на тиждень замість одного великого дня. Рахувати 40 позицій за півгодини легко, а 800 за вихідні — вже ні, і помилок буде більше.

Брак і списання: щоб цифри збігалися з полицею

Пошкоджений при транспортуванні товар, повернення з дефектом, брак від постачальника: все це не повинно «висіти» в залишку як придатне до продажу. Для цього є вкладка «Брак».

Перевести товар у брак можна з картки товару кнопкою «Перевести в брак…»: вибираєш склад, варіант, кількість і за бажанням пишеш причину. Товар одразу списується зі складу, а запис з'являється в списку браку зі статусом «Очікує». Далі за ним можна рухати статус: «Повернено» (повернули постачальнику), «На складі» (відремонтували й повернули в продаж) або «Списано» (остаточно).

Так ти завжди бачиш, скільки одиниць у браку й що з ними робити, а інвентаризація не показує загадкових недостач.

Рух товарів: звідки взялася кожна зміна залишку

Вкладка «Рух товарів» — це журнал усіх змін залишків. Кожен рядок має дату, склад, товар, артикул, кількість і причину: оприбуткування, інвентаризація, ручна корекція, масове оновлення, відвантаження по замовленню, списання в брак чи повернення з браку. Для відвантажень видно номер замовлення.

Журнал можна фільтрувати за складом, датами, пошуком по назві чи артикулу і за типом операції. Коли цифри раптом не сходяться, ти за хвилину знаходиш, що саме їх змінило, замість того щоб гадати.

Аналітика складу в Bazify і сповіщення «товар закінчується»

Аналітика складу живе на вкладці «Огляд», режим «Аналітика (картки)». Для кожної позиції вона показує залишок, резерв, вільно, скільки продано за обраний період і за скільки днів товар закінчиться при поточній швидкості продажів. Статус залишку можна відфільтрувати: є в наявності, немає в наявності, низький залишок, пора дозамовити. Є також режим «Таблиця» і фільтр за складом.

Щоб не стежити за цим очима, задай для варіанта «Мін. залишок» у картці товару. Коли вільний залишок опускається до цього порога, Bazify створює сповіщення в кабінеті для співробітників із доступом до складу (і надсилає в Telegram, якщо він підключений). Одне й те саме сповіщення по позиції не повторюється частіше ніж раз на добу.

Корисно дивитись і на товари з нульовими продажами за період: саме вони тримають твої гроші на полиці. Знижка, акція або комплект з ходовим товаром допоможуть їх розрухати.

Чек-лист: облік за 1 вечір

• Додай усі товари з варіантами та артикулами (великий каталог зручно завести масовим імпортом).
• Внеси початкові залишки: через імпорт зі стовпцем із залишком або першим оприбуткуванням.
• Заповни собівартість, щоб в огляді видно було реальну вартість складу.
• Задай «Мін. залишок» для ходових товарів, щоб отримувати сповіщення.
• Домовся з командою: зміни залишків лише через оприбуткування, інвентаризацію й брак, а не мовчки руками.
• Раз на тиждень проводь інвентаризацію однієї категорії.
• Раз на тиждень відкривай «Рух товарів» і «Брак»: чи є дивні зміни і не завис хтось у статусі «Очікує».

Важливо: Bazify — це облік для магазину, а не бухгалтерія. Для податкової звітності ФОП потрібна окрема бухгалтерія.

Спробуй склад Bazify 14 днів безкоштовно, без картки: залиш заявку на сторінці /apply, і за вечір ти заведеш свій склад.

Часті питання

Чи можна вести облік кількох складів в одному магазині?

Облік ведеться по складу й варіанту, а фільтри та звіти вміють показувати кілька складів. Але додати другий склад самостійно в кабінеті поки не можна: у магазину є «Основний склад». Переміщення між складами поки нема.

Що відбувається із залишком, коли покупець оформлює замовлення на сайті?

Товар одразу резервується: вільний залишок зменшується, тож наступний покупець не купить те, що вже в чужому замовленні. Коли посилку передають перевізнику, товар списується зі складу. Якщо замовлення скасувати, резерв знімається.

Як часто проводити інвентаризацію в малому магазині?

Зручніше не рідко й великою, а часто й малою: по одній категорії на тиждень. Ходові товари варто звіряти частіше, ніж ті, що рухаються повільно.

Як врахувати зіпсований або повернений товар?

Переведи його в брак з картки товару: вкажи склад, варіант і кількість. Товар спишеться зі складу, а запис з'явиться на вкладці «Брак» зі статусом «Очікує». Потім змінюй статус: «Повернено», «На складі» (якщо відремонтували) або «Списано».

Чи можна завантажити залишки з таблиці, а не вносити вручну?

Частково. Масовий імпорт товарів (CSV або ZIP із CSV і фото) створює нові товари разом із початковим залишком з колонки stock або «залишок». Для вже наявних товарів залишки змінюють оприбуткуванням або масовим оновленням залишків у таблиці.

Читайте також

• РішенняСкладський облік
• БлогЯк створити інтернет-магазин: план
• БлогПокинутий кошик: як повернути покупців автоматичним листом
• РішенняCRM для інтернет-магазину
• РішенняКонструктор інтернет-магазину
• РішенняДропшипінг в Україні