Як автоматично оновлювати статуси доставки і повідомляти покупців
Покупець хоче знати, де його посилка, а менеджер не хоче щодня копіювати статуси з сайту перевізника. Показуємо, як у Bazify статуси замовлень змінюються самі, а покупець отримує повідомлення в потрібний момент.
Оновлено:
Навіщо автоматизувати статуси доставки
- Менше дзвінків «де моє замовлення?» — покупець отримує номер ТТН і новини про посилку сам.
- Менеджер бачить у CRM, що в дорозі, що чекає у відділенні, а що повертається, без переходу на сайт перевізника.
- Замовлення, які лежать у відділенні, видно одразу — можна нагадати покупцю і не отримати повернення.
- Звіти і фінанси чесніші: «Доставлено» означає, що посилку справді забрали.
Як Bazify дізнається про статус посилки
| Служба | Як оновлюється статус |
|---|---|
| Нова Пошта | Автоматично у фоні: Bazify сам перевіряє активні ТТН приблизно кожні 30 хвилин |
| Укрпошта | Кнопкою «Оновити статус» у картці замовлення |
| Meest | Кнопкою «Оновити статус» у картці замовлення |
| Rozetka Delivery | Кнопкою «Оновити статус» у картці замовлення |
Для Нової Пошти є ще кнопка «Оновити трекінг зараз (до 60 ТТН)» на вкладці правил статусів — вона запускає перевірку одразу, не чекаючи наступного фонового оновлення. Зручно, коли щойно змінив правила і хочеш побачити результат.
Крок 1. Налаштуй правила перемикання статусів
Правило каже: «коли в посилки сталася така подія, постав замовленню такий статус». Наприклад, «Прибув на відділення (код 7)» → «На відділенні (очікує видачі)». Правила перевіряються по черзі, спрацьовує перше, що підійшло.
- 1
Відкрий правила
Налаштування → Доставка → вкладка «Правила перемикання статусів».
- 2
Обери перевізника
У полі «Перевізник» обери Nova Poshta, Ukrposhta, Meest або Rozetka Delivery. Для кожного — свій набір правил.
- 3
Підстав стандартні правила
Для Нової Пошти натисни «Стандартні правила Нової Пошти» — Bazify підставить типовий набір у таблицю. Для інших перевізників стандартні правила створюються автоматично під час першого відкриття вкладки.
- 4
Перевір статуси
Пройдись по таблиці: подія або код перевізника зліва, статус замовлення справа. Вимкни правило галочкою, якщо воно тобі не потрібне, або додай своє.
- 5
Збережи правила
Натисни «Зберегти правила». Без збереження підставлені чи змінені рядки не почнуть діяти.
Якщо правила Нової Пошти заплуталися, кнопка «Виправити стандартні правила НП і перерахувати замовлення» повертає стандартний набір і перераховує статуси вже відправлених замовлень за збереженим трекінгом, без зайвих запитів до НП. Врахуй: вона скасує твої зміни в стандартних правилах.
| Подія Нової Пошти | Статус замовлення (стандартно) |
|---|---|
| Створено ЕН (код 1) | Створено ТТН |
| У дорозі, прямує до міста (коди 4, 5, 6, 101) | В дорозі |
| Прибув на відділення або в поштомат (коди 7, 8) | На відділенні (очікує видачі) |
| Видано отримувачу (коди 9, 10, 11) | Доставлено |
| Відмова, припинено зберігання (коди 102, 103, 105) | Скасовано |
Порада: у стандартних правилах Нової Пошти відмова покупця і припинене зберігання ведуть у «Скасовано». Тож фільтр за цим статусом показує посилки, які варто чекати назад на склад.
Крок 2. Увімкни повідомлення покупцям за статусами
Блок «Повідомлення покупцям за статусами» знаходиться в Налаштування → Повідомлення. Коли замовлення переходить у вибраний статус, покупець автоматично отримує повідомлення за твоїм шаблоном. За замовчуванням блок вимкнений — його треба ввімкнути і додати шаблони.
- 1
Увімкни блок
Постав галочку «Увімкнено» в блоці «Повідомлення покупцям за статусами».
- 2
Додай шаблон
Натисни «Додати шаблон», обери статус (наприклад, «Відправлено» або «На відділенні») і канал: Telegram, Viber, SMS або email.
- 3
Напиши текст зі змінними
Доступні змінні: {номер}, {ттн}, {трекінг_посилання}, {ім'я}, {сума}. Наприклад: «{ім'я}, замовлення {номер} вже в дорозі. Номер ТТН: {ттн}».
- 4
Збережи
Натисни «Зберегти». З цього моменту повідомлення надсилатимуться самі.
- Канали перевіряються по черзі: Telegram → Viber → SMS → email. Покупець отримує повідомлення в перший канал, який спрацював, — без дублів.
- Telegram і Viber доходять лише до покупців, які вже писали твоєму магазину в цей месенджер.
- SMS надсилаються через TurboSMS і оплачуються з твого акаунта TurboSMS.
- На кожен статус замовлення покупець отримує повідомлення лише один раз.
- Шаблон зі змінною {ттн} не надсилається, поки в замовленні немає номера ТТН.
Увага: змінна {трекінг_посилання} веде на сторінку відстеження Нової Пошти. Для Укрпошти, Meest і Rozetka Delivery пиши в шаблоні номер {ттн}, а не посилання.
Крок 3. Додай автоматизації для листів
Якщо хочеш надсилати покупцю гарний лист, а не коротке повідомлення, використай правила автоматизації: Налаштування → Автоматизація → «Додати правило». Обери подію «Зміна статусу» або «Створено ТТН», додай умову (наприклад, новий статус — «В дорозі») і дію «Надіслати лист покупцю» з готовим шаблоном «Замовлення відправлено» чи «Замовлення доставлено». У шаблоні вже є номер ТТН.
Для команди є дія «Надіслати в Telegram» — повідомлення прийде в Telegram магазину, наприклад, коли посилку повернули і треба зателефонувати покупцю.
Увага: коли статус змінює трекінг Нової Пошти (фонове оновлення) або кнопка «Оновити статус» для Rozetka Delivery, правила автоматизації не запускаються — спрацьовують лише «Повідомлення покупцям за статусами». Для цих служб налаштовуй сповіщення покупцю саме там. Для Укрпошти і Meest автоматизації працюють і після «Оновити статус».
Приклади шаблонів повідомлень
| Статус | Приклад тексту |
|---|---|
| Створено ТТН | {ім'я}, ваше замовлення {номер} передаємо в доставку. Номер ТТН: {ттн}. |
| В дорозі | Замовлення {номер} вже їде до вас. Відстежити: {трекінг_посилання} (для Нової Пошти). |
| На відділенні (очікує видачі) | {ім'я}, посилка {ттн} чекає на вас у відділенні. Сума до сплати: {сума}. |
| Доставлено | Дякуємо за покупку! Будемо раді вашому відгуку про замовлення {номер}. |
Порада: пиши коротко і по-людськи. Одне повідомлення — одна думка: де посилка і що зробити покупцю. Суму до сплати згадуй лише для замовлень з накладеним платежем.
Як не пропустити посилки, що застрягли
- Фільтруй список замовлень за статусом «На відділенні (очікує видачі)» — це посилки, які покупець ще не забрав. Подзвони або напиши тим, у кого посилка лежить кілька днів.
- Статус «Повернення» або «Скасовано» після відмови — сигнал перевірити, чи повернеться товар на склад і чи треба повертати гроші.
- Для Укрпошти, Meest і Rozetka Delivery оновлюй статуси замовлень «В дорозі» хоча б раз на день кнопкою «Оновити статус».
Що бачить покупець
- Повідомлення в Telegram, Viber, SMS або на email, коли посилка відправлена, прибула у відділення чи доставлена — за твоїми шаблонами.
- Номер ТТН в особистому кабінеті на твоєму сайті, у списку замовлень.
- Лист «Замовлення відправлено» або «Замовлення доставлено», якщо ти налаштував автоматизацію (для Укрпошти, Meest і статусів, які менеджер змінює вручну).
Часті питання
- Як часто Bazify оновлює статуси Нової Пошти?
- У фоні, приблизно кожні 30 хвилин для активних ТТН. Якщо потрібно одразу — кнопка «Оновити трекінг зараз (до 60 ТТН)» на вкладці правил статусів.
- Чи оновлюються статуси Укрпошти, Meest і Rozetka Delivery автоматично?
- Поки ні: статус оновлюється кнопкою «Оновити статус» у картці замовлення. Після цього замовлення переходить у статус за правилами.
- Чи можна надсилати покупцю номер ТТН у SMS?
- Так. Підключи TurboSMS у Налаштування → Повідомлення, додай шаблон для потрібного статусу з каналом SMS і змінною {ттн}.
- Чи отримає покупець кілька однакових повідомлень?
- Ні. На кожен статус надсилається одне повідомлення, у перший доступний канал: Telegram, Viber, SMS або email.
- Чи можна змінити, у який статус переходить замовлення?
- Так. На вкладці «Правила перемикання статусів» для кожної події перевізника можна обрати свій статус замовлення, вимкнути правило або додати нове.
Джерела
Спробуйте Bazify 14 днів безкоштовно
Повний доступ без картки: сайт, CRM, склад, Нова Пошта і Checkbox.
Почати безкоштовно →