ФОП та інтернет-магазин: група, ПРРО, накладений платіж і чеки

Чому ця тема непроста

Інтернет-магазин — це не окрема «форма» бізнесу, а спосіб продавати. Для держави головне: хто ти (ФОП, ТОВ), яка в тебе система оподаткування, як ти приймаєш гроші і чи видаєш розрахункові документи. Правила залежать від комбінації цих факторів і періодично змінюються.

Усе, що написано нижче, — загальна інформація. Перед запуском перевір актуальність у ДПС або в бухгалтера: вимоги можуть змінитись, а твоя ситуація може мати нюанси.

Яку групу ФОП обрати

У ФОП на спрощеній системі є кілька груп. Вони відрізняються видами діяльності, обсягами доходу, наявністю найманих працівників і ставками податку. Для продажу товарів інтернет-магазином найчастіше розглядають дві групи, але точні умови для кожної визначає Податковий кодекс, і цифри там змінюються, тому ми не наводимо їх у цій статті.

• Подивись, чи дозволений твій вид діяльності для обраної групи (за КВЕД).
• Оціни, який оборот ти плануєш на рік, і закладай запас на зростання.
• Дізнайся, як обраний варіант впливає на ПДВ, єдиний податок і звітність.
• Врахуй, чи будеш продавати за кордон або отримувати оплату в іншій валюті.
• Порахуй, чи не змінить група твоє право працювати без РРО.

Єдиної «правильної» групи немає. Перед реєстрацією запитай бухгалтера, яка група підходить для твого товару, обсягу продажів і способу оплати. Це одна розмова, яка може зекономити багато грошей.

Коли потрібен РРО або ПРРО

Загальне правило закону про РРО: розрахункові операції з продажу товарів проводяться із застосуванням реєстраторів розрахункових операцій і видачею розрахункових документів. Водночас закон містить перелік винятків, зокрема для окремих категорій ФОП залежно від групи й умов (ст. 9 Закону № 265/95-ВР). Чи підпадаєш під виняток ти, залежить від твоєї групи, виду діяльності та способу розрахунку.

Програмний РРО (ПРРО) — це програма замість касового апарата: вона формує фіскальні чеки й передає дані до податкової. Як він працює, розписано в окремій статті «Програмний РРО для ФОП». Тут не будемо дублювати.

Накладений платіж і чеки

При накладеному платежі гроші ти отримуєш не в момент замовлення, а після того, як покупець забрав посилку. Тому питання «коли видавати чек» залежить від того, що вважати моментом розрахунку. Це саме те питання, яке варто вирішити з бухгалтером до запуску.

У Bazify можна налаштувати автоматичне створення чека саме для накладеного платежу: чек створюється після доставки замовлення, коли гроші фактично отримано. Якщо автоматика не потрібна, чек можна видати вручну з картки замовлення. Поради щодо контролю оплати наложки — у статті «Накладений платіж: контроль оплати».

Оплата карткою на сайті: чи потрібен чек

Коли покупець платить карткою на сайті, гроші надходять через еквайринг або платіжний сервіс. Чи потрібно додатково видавати фіскальний чек, залежить від твого статусу та умов діяльності. Не покладайся на те, що «банк сам усе фіскалізує»: це окреме питання між тобою та податковою.

• Спитай бухгалтера, чи підпадає твоя діяльність під обов'язок видавати чеки при онлайн-оплаті.
• Дізнайся, чи видає платіжний сервіс розрахункові документи, і чи цього достатньо.
• Налаштуй автоматичні чеки, якщо вони потрібні, щоб не робити це вручну на кожному замовленні.
• Зберігай підтвердження оплат і замовлень: вони знадобляться для обліку.

Про підключення карткових платежів дивись сторінку «Оплата на сайті» і статтю про еквайринг для інтернет-магазину.

Checkbox: як це виглядає на практиці

Checkbox — один із сервісів ПРРО. Bazify інтегрується з ним, тому чеки можна створювати з замовлень без окремого вікна й ручного переписування сум.

1. 1

   Зареєструй касу в Checkbox

   У кабінеті Checkbox створи касу й касира з ключем КЕП. Потрібні ліцензійний ключ каси, логін і пароль касира.

2. 2

   Підключи касу в Bazify

   Налаштування → Фіскалізація (Checkbox ПРРО), вкладка «Підключення»: введи ключі й натисни «Авторизуватися / перевірити».

3. 3

   Обери, коли створювати чек

   Тригер «Після підтвердження оплати» підходить для карткових платежів, а «Лише COD після доставки» — для накладеного платежу.

4. 4

   Увімкни автовідкриття зміни

   Політика «При фіскалізації (якщо зміна закрита)» допоможе, щоб чек не зупинився через закриту зміну.

Повна інструкція — у статті «Як підключити Checkbox до інтернет-магазину».

Що перевірити до запуску

• Група ФОП і КВЕД відповідають тому, що ти продаєш.
• Ти знаєш, чи потрібен тобі РРО або ПРРО, і підтвердив це у бухгалтера.
• Налаштований спосіб видачі чеків для накладеного платежу і для оплати карткою.
• Оплата, доставка і повернення описані на сайті.
• Є порядок ведення обліку: хто, коли і де фіксує замовлення та оплати.

Правила змінюються. Перевір актуальність на tax.gov.ua або в бухгалтера. Ця стаття не є юридичною консультацією.

Як це виглядає на одному замовленні

Щоб не губитися в термінах, розбери типовий шлях замовлення і познач, де виникає питання про чек. Це допоможе сформулювати конкретні запитання до бухгалтера, а не загальне «що мені робити».

1. 1

   Покупець оформлює замовлення

   Він обирає товар, відділення Нової Пошти і спосіб оплати: карткою на сайті або накладеним платежем.

2. 2

   Оплата

   Якщо картка, гроші надходять через еквайринг. Якщо накладений платіж, гроші з'являться після отримання посилки.

3. 3

   Відправка

   Ти або постачальник створюєш ТТН і відправляєш замовлення. Статус видно в картці замовлення.

4. 4

   Чек

   Залежно від твого статусу чек видається після оплати карткою або після отримання накладеного платежу. Це і треба узгодити з бухгалтером.

5. 5

   Облік

   Замовлення, оплата й чек повинні збігатися за сумою. Якщо щось розійшлось, шукай причину одразу, а не в кінці кварталу.

Зверни увагу: чим менше ручних кроків, тим менше помилок. Коли замовлення, оплата і чек живуть в одній системі, звірити їх набагато простіше, ніж зводити дані з трьох різних місць.

З якими питаннями йти до бухгалтера

Розмова з бухгалтером буде значно корисніша, якщо підготувати конкретні питання. Замість «як мені працювати» спитай про свій реальний сценарій: що ти продаєш, у який спосіб приймаєш гроші, і з якого каналу приходять замовлення. Так ти отримаєш точні відповіді, а не загальні поради.

• Яка група та система оподаткування підходять під мій товар і планований оборот?
• Чи підпадаю я під виняток із застосування РРО і за яких умов цей виняток діє?
• Як оформлювати розрахунки при накладеному платежі та при оплаті карткою на сайті?
• Яку первинну документацію і які підтвердження оплат мені потрібно зберігати?
• Що зміниться, якщо оборот зросте або я додам нові канали продажів?
• Чи можна користуватися безкоштовним ПРРО від ДПС, чи краще платний сервіс з інтеграцією в магазин?

Запиши відповіді й дату розмови. Якщо правила зміняться, ти швидко побачиш, що саме потрібно перевірити знову.

Типові помилки

• Вибрати групу ФОП «як у знайомого», не перевіривши КВЕД і плани обороту.
• Вважати, що еквайринг або служба доставки самі вирішують питання з чеками.
• Не вирішити заздалегідь, як оформлювати накладений платіж.
• Відкласти розмову з бухгалтером на «після перших продажів».
• Покладатися на старі статті: норми змінюються, перевіряй дату і першоджерело.

Часті питання

Яка група ФОП підходить для інтернет-магазину?

Єдиної відповіді немає: залежить від виду діяльності, плану обороту, наявності працівників і способу оплати. Умови груп визначає Податковий кодекс і вони змінюються, тому уточни їх у бухгалтера або на tax.gov.ua.

Чи потрібен РРО інтернет-магазину?

Загальне правило передбачає застосування РРО при розрахунках за товари, але є винятки для окремих ФОП (ст. 9 Закону № 265/95-ВР). Чи підпадаєш ти під виняток, перевір у ДПС або в бухгалтера.

Як видавати чек при накладеному платежі?

Чек зазвичай пов'язують з моментом, коли гроші фактично отримано. У Bazify можна налаштувати автоматичне створення чека після доставки замовлення або видавати його вручну з картки замовлення.

Чи потрібен чек, якщо покупець платить карткою на сайті?

Залежить від твого статусу та умов діяльності. Не вважай, що банк чи платіжний сервіс усе зробить за тебе, і уточни це у бухгалтера.

Чи можна користуватися ПРРО без фізичної каси?

Так. ПРРО працює як програма: потрібні електронний підпис і доступ до інтернету. Деталі — у статті «Програмний РРО для ФОП».

Читайте також

• РішенняОплата на сайті
• РішенняCheckbox для інтернет-магазину
• БлогПрограмний РРО для ФОП
• БлогЯк підключити Checkbox до інтернет-магазину
• БлогЯк почати дропшипінг